“¡Los pequeños detalles tienen talentos especiales para crear grandes problemas!”  Mehmet Murat Ildan

Todo dueño y líder de empresa, grande, mediana o pequeña debe estar continuamente evaluando las posibilidades de mejorar los resultados reportados en sus Estados Financieros, particularmente en el de Ganancias y Pérdidas.

Este Estado Financiero mide un período determinado, a diferencia del Balance General que es una foto estática de las cuentas reales en un determinado momento que generalmente coincide con el cierre contable. El Estado de Flujo de Caja, por su parte, simplemente nos muestra cómo se movieron los saldos en el Balance General debido a las operaciones (transacciones) registradas en el Estado de Ganancias y Pérdidas (o Estado de Resultados).

La tendencia general al analizar este Estado de Resultados es a comparar los costos y gastos del período actual con lo presupuestado y también contra períodos anteriores. Por ejemplo, podemos comparar los resultados del Segundo Trimestre del 2022 versus el Presupuesto respectivo, pero también contra el Segundo Trimestre del 2021 para ver como progresamos año sobre año, así como con los resultados del Primer Trimestre del 2022 para ver cómo está en relación con la estacionalidad de la industria o rubro dentro del año.

También es muy útil añadir una columna donde reflejar, para cada línea del Estado de Ganancias y Perdidas (Costo de ventas, gastos de ventas, gastos de marketing, distribución, investigación y desarrollo, otros ingresos y egresos, etc.) el porcentaje que la cifra de esta línea representa del valor total de las ventas netas. Luego al comparar varios períodos podemos comprobar la relación, variaciones e impacto de los gastos tanto fijos como variables, e identificar donde están las oportunidades de inversión, reducción y productividad.

Todos estos análisis junto con los análisis de rotación (run rates) que comparan los promedios de los últimos períodos, digamos últimos 12, 6 y 3 meses. Si estamos analizando ventas, el tener un promedio de los más recientes últimos meses mayor que el de los últimos más largos períodos, nos indica una mejoría.

Por ejemplo, si el promedio de la venta de los últimos 3 meses es de $10m, el promedio de la venta de los últimos 6 meses es $9m y el del último año de $7.5m, podemos concluir que las ventas están mejorando aceleradamente. Sin embargo, sería relevante investigar si estos resultados están afectados porque recientemente hubo alguna venta importante y única (que no se repetirá) por alguna demanda específica del mercado. Si es así, debemos resaltarla en el análisis y eventualmente sustraer esta venta única de los promedios para poder analizar las tendencias de una manera coherente (peras con peras).

De un modo parecido, es práctica común analizar los principales bloques de los costos de ventas, particularmente cuando la empresa manufactura o efectúa algún tipo relevante de empaque y distribución.

Pero hoy quiero hablarte de un análisis que noto que se hace con bastante menos frecuencia excepto en ciertas empresas tecnológicas: el Análisis de Ventas Brutas a Netas más conocido por su nombre en inglés: Gross to Net Analysis.

A este análisis no se le da tanta importancia porque la mayoría se enfoca en las ventas netas (después de las deducciones por promociones, bonificaciones, cupones, descuentos, distribución, etc.).

Sin embargo, pocos líderes conocen el impacto acumulado durante años de los diferentes esquemas de descuentos, promociones y bonificaciones. En el mundo tan competitivo donde vivimos, no es difícil que las ventas brutas en ciertas industrias representen el 160% de las ventas netas. ¿Qué significa esto?

1. Hay una oportunidad material de incrementar las ventas tan solo reduciendo en un 10% el total de deducciones de ventas brutas
2. Ese incremento en ventas no solo beneficia en su totalidad al margen bruto sino a las ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT)
3. Si esa reducción incluye bonificaciones, las cuales afectan el margen, el impacto es mayor
4. Una deducción que se transfiera del rubro de deducciones al de bonificaciones (sin impacto financiero para el cliente en valores absolutos) aumenta el margen bruto ya que el costo de la bonificación es menor al descuento financiero. Sin embargo, el precio promedio bajará debido a un mayor número de unidades en el mercado

Para preguntas o sugerencias de temas puedes escribirme a contacto@eduardovillegasoficial.com. También puedes visitar mi página www.eduardovillegasoficial.com

“Un Estado Financiero es como una radiografía: cualquier irregularidad nos guía a más análisis.”

Eduardo Villegas

Si estás dando tus primeros pasos con los Estados Financieros de tu empresa, te invito a revisar mis artículos Introducción al Estado de Resultados y Analizando el Estado de Resultados Parte 1, antes de leer éste.

En esta entrega vamos a salirnos un poco del análisis financiero formal y vamos a explorar herramientas que nos ayuden a explorar y entender en mayor profundidad los resultados de tu organización, así como las posibles causas de las variaciones tanto positivas como negativas.

Recuerda que como líder de un área no financiera o de toda una empresa, mientras mejor conozcas tus cifras esenciales (key figures), mejores las decisiones que tomarás.

En mi artículo anterior estudiamos 3 maneras de analizar tus estados financieros, y aprendimos que:

1. Comparar las cifras reales con las estimadasen el presupuesto nos da claridad acerca de donde están las desviaciones versus lo esperado.
2. Comparar las proporciones(ratios) y los porcentajes de las diferentes partidas sobre las ventas netas, por ejemplo, nos da una perspectiva del desempeño del negocio.
3. Comparar los resultados reales de diferentes períodosconsecutivos nos muestra las tendencias.

En este post nos enfocaremos en cómo:

4. Comparar los resultados realesy promedios de diferentes rangos de tiempo (mes, trimestre y año, por ejemplo), de distintos períodos profundiza en las tendencias y nos sugiere más preguntas, y también:
5. Comparar los promedios de los meses reales pasados con el promedio de los meses que faltan dentro del período[Year to Date (YTD) vs. Year to Go (YTG)] resaltan oportunidades y riesgos.

Pero primero, veamos un simple análisis gráfico de los resultados trimestrales de ingresos, costo de ventas y gastos de las cifras que revisamos en el artículo anterior referente a los años 2020 y 2021, lo cual nos permitirá visualizar los mejores meses en términos de resultados:

Vamos entonces a comparar y analizar que nos dicen los resultados reales y sus promedios, pero considerando diferentes períodos de tiempo. Por simplicidad vamos a analizar solo los ingresos y solo dos años. Una vez entendida la esencia puedes expandirlo a tantos períodos como lo desees al igual que puedes agregar cifras de presupuesto y últimos estimados.

Veamos un análisis de los ingresos de dos períodos (2020 y 2021) a ver cuánta información podemos obtener de ellos. Por simplicidad he añadido número a algunas columnas. Si observas las columnas 6, 7, 8 y 9 verás que los encabezados dicen U12M,         U6M, U3M y UM que significan Últimos 12 meses, Últimos 6 meses, Últimos 3 meses y Último mes respectivamente. Estas cifras son el promedio simple de los períodos indicados. Por ejemplo, ya que en el ejercicio estamos posicionados en un año fiscal completo (enero a diciembre), los U6M (Últimos 6 meses) no es más que el promedio mensual del segundo semestre

COMENTARIOS:

1. Mejora importante en los costos vs presupuesto.
2. Incremento de gastos de Marketing en 14% mayormente debido al lanzamiento del producto “XYZ”.
3. Fuerte crecimiento de los gastos Generales y Administrativos vs el 2020 debido a contrataciones previstas en los departamentos de finanzas y auditoría.
4. Buen resultado debido a ahorros en todos los rubros y mayores ventas (1%).
5. Tasas de interés del dinero colocado menores a la prevista causando menos intereses ganados.
6. 80 puntos porcentuales (pps) sobre el año anterior.

Comparar las proporciones (ratios) y los porcentajes de las diferentes partidas sobre las ventas netas, por ejemplo, nos da una perspectiva del negocio.

COMENTARIOS:

Observemos que el Costo de Ventas como porcentaje de las ventas se redujo del 40% en el 2020 a un 37% en el 2021, superando aún al presupuesto que era un 38%. Este es un indicio de optimización de los procesos de producción o nacionalización, o también de que la mezcla (mix) de los productos vendidos es más favorable, con una mayor venta de aquellos productos que tienen mejor margen individual. Sería interesante investigar y determinar exactamente en cuales procesos o que productos fueron los que causaron esta variación positiva con el fin de tratar de mantener esta tendencia.

Lo anterior redunda en una mejoría de 300 puntos porcentuales (pps) del Margen Bruto que pasa de un 60% a un 63% nada despreciable.

Los Gastos Operativos crecieron a un 18% de las ventas, pero están en línea con el Presupuesto ya que estaban previstas algunas contrataciones y un incremento los costos de Ventas y Operaciones debido al lanzamiento de un nuevo producto. Todo en orden.

Los Ingresos Operativos reflejan prácticamente toda la mejoría del Margen, pero la reducción en los Otros Ingresos (menos intereses ganados) disminuye ese impacto positivo limitándolo a 37% versus un 36% en el Año Anterior, aunque por encima del Presupuesto (35%). Podemos concluir que la operación mejoró a un nivel que reduce notoriamente la dependencia en los Otros Ingresos lo cual es bueno porque estos últimos provienen de fuentes que no son el objeto central del negocio.

Comparar los resultados reales de diferentes períodos consecutivos nos muestra las tendencias.

COMENTARIOS:

Las ventas crecen a dos dígitos bajos, (10-19%) lo cual es excelente, sin embargo, llama la atención que creció 35% en el 2019. La pregunta natural es, ¿qué ocurrió ese año? ¿Se registraron por error ventas de diciembre del 2018 en enero del 2019? ¿La venta del 2019 está afectada por una sola causa o un solo evento como, por ejemplo, la descontinuación de un producto que se vendió en gran volumen con descuento?

Otra pregunta que salta a la vista es, ¿por qué se reduce el Costo de Ventas en 8% en el 2020 mientras que las ventas subieron 13%? Habría que confirmar si hubo alguna optimización en la planta de manufactura, o una fuerte reducción de aranceles de importación que haya afectado la mezcla de productos.

Los Ingresos Operativos crecen en el 2021 a un 20% que deberíamos calificar de extraordinario si consideramos que las ventas crecieron solo en un 12%, y esto se debe a que los Costos de Ventas se mantuvieron casi iguales (crecimiento de solo 2%) y los gastos se redujeron. Por el otro lado, si comparamos este 20% de crecimiento con el crecimiento del 57% en el 2019 y del 34% en el 2020, bueno, ya no luce tan impresionante y habría que preguntarse la razón de la reducción de la velocidad de crecimiento.

Es interesante también ver como los Otros Ingresos se han venido disminuyendo. Habría que indagar más para entender si se trata solamente del impacto de las tasas de interés.

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